By Gehisy
Delegar, la palabra de moda…
Seguramente has escuchado frases como estas:
«Si quieres que tu negocio crezca tienes que delegar»
«Delega para facturar 5 cifras»
Pero, ¿sabemos realmente delegar?
En este post de contaré cómo hacerlo con cabeza, así que coge tu bebida preferida y prepárate para leer.
«Liderar es la clave»
Primero lo primero, ¿qué es delegar?
Según la RAE:
delegar 1. tr. Dicho de una persona: Dar jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación.
O sea, delegar es dar las riendas de una parte de tu negocio a otra persona. Pero, no podemos dar las riendas de cualquier manera. Imagina que te subes a un caballo que es tu negocio, para darle las riendas a otra persona, el caballo debe estar tranquilo y tu debes darle indicaciones para que se mantenga así con la otra persona.
Al delegar debes controlar, no se delega y se deja que las decisiones las tome el otro.
Delegar, pero liderar, es la clave.
¿Y eso, cómo se hace? Te lo cuento a continuación en 5 pasos.
Paso 1: Conocer tu negocio como la palma de tu mano
Un proceso es el conjunto de los recursos y de las actividades, interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas, mediante los cuales unas entradas se convierten en unas salidas o resultados.
Los procesos ya están en tu negocio, solo que aún no los has identificado ni trabajas con ello de manera consciente.
Existen 3 tipos de procesos (según la clasificación clásica): estratégicos, operativos y de apoyo.
Los estratégicos están relacionados con la alta dirección ( sí, tú eres la alta dirección, aunque seas solo contra el mundo). Por ejemplo: Planificación estratégica.
Los operativos son los que están estrechamente relacionados con el cliente y los que te dan dinero. Por ejemplo: Venta.
Los de apoyo son los que hacen funcionar bien a los operativos. Aunque no están estrechamente relacionados con el cliente, son fundamentales para que funciones tu negocio como una maquinaria perfectamente engrasada. Por ejemplo: Gestión de quejas y reclamaciones.
Paso 2: Identificar procesos
Identificar los procesos te ayudará a comprender mejor lo que haces y por qué lo haces.
Haz un listado de los procesos que crees que ya están funcionando en tu negocio y clasifícalos en estratégicos, operativos y de apoyo.
Paso 3: Crear el mapa de procesos de tu negocio
El mapa de procesos es una representación gráfica de la secuencia e interacción de todos los procesos de tu negocio. Es una representación global y no debes confundirlo con el diagrama de flujo que es la representación de un solo proceso.
En la imagen tienes el mapa de procesos convencional que es el que uso con mis clientes y recomiendo para los negocios digitales por su sencillez y porque permite sacar información sin meternos en grandes marrones.
Pues una vez que tienes listo el paso anterior, debes ubicar los procesos en el mapa.
¿Y qué es eso de la cadena de valor?
Pues es la representación gráfica de los procesos operativos de tu negocio. Para saber más, puedes echar un ojo a este post de mi blog, donde te lo explico todo sobre ella.
Si quieres que te ayude a crear el mapa de procesos de tu negocio, el viernes 12 de marzo, estaré impartiendo un taller en directo donde lo haremos paso a paso (sí, con su cadena de valor incluida).
Paso 4: Documentar los procesos
Que no te asuste la palabra “documentar”, tengo clientes que solo con escucharla empiezan a sudar.
“Esto no es para mí”
“Eso es solo para las grandes empresas”
“No seré capaz”
El caso es que tú ya sabes documentar e incluso es posible que ya tengas documentados algunos procesos en tu negocio (sí, como lo oyes).
No te quiero engañar, documentar procesos lleva tiempo, pero tiene muchas ventajas a largo plazo:
Permite fijar la forma de desarrollar un determinado proceso logrando un resultado más predecible.
Crea una referencia común para todos los involucrados en el desarrollo del proceso, lo que contribuirá a la estandarización del resultado. Se puede utilizar para formar al personal.
Sirve para fijar los roles y responsabilidades.
Puede facilitar el dimensionamiento de recursos, el establecimiento de tiempos de ejecución, el análisis de incidencias, etc.
Contribuye a la gestión del conocimiento, consolidando el know- how del negocio como parte de los recursos del mismo.
Puede servir para demostrar transparencia de actuación ante terceros.
El solo hecho de documentar los procesos permite ser consciente de posibles errores y desajustes en la ejecución, contribuyendo de esta forma a la mejora del proceso.
Si has trabajado en una empresa física, seguro que te imaginas los procesos documentados como esas enormes carpetas de documentos polvorientos que no lee nadie. Y por supuesto que no queremos eso para un negocio digital.
Los procesos se pueden determinar en cualquier formato: vídeo, audio, texto…
Así que, dicho esto, desaparecen las excusas. Prueba a hacer esto: escoge un proceso que hagas “con los ojos cerrados” en tu negocio y grábate explicándolo como se lo explicarías a tu madre o a tu hijo, que no tienen ni idea de él. Con pelos y señales.
Y ya tendrás tu primer proceso documentado.
¿A que no era tan difícil?
Todo es empezar.
Paso 5: Gestionar los procesos de tu negocio
Por supuesto, la cosa no acaba con la documentación de los procesos. Ahora toca gestionarlos.
¿Y eso qué es?
Echa un ojo a este post de mi blog donde te lo explico todo, incluida la diferencia entre gestión de procesos y gestión por procesos.
Resumiendo
Para delegar hay que trabajar, no delegas y te vas debajo de una palmera a tomar el sol (ya nos gustaría).
Si quieres seguir aprendiendo sobre procesos, te invito a que te apuntes al curso gratuito Hablemos de Procesos para seguir aprendiendo sobre este “mundillo”…
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